Ga naar website navigation Ga naar artikel navigatie Ga naar inhoud

Verslag van de RvC

Verslag van de Raad van Commissarissen

In het eerste kwartaal van 2020 was plots de zuurstof voor ons bedrijf, bijeenkomsten met meerdere (soms tienduizenden) mensen tegelijk, uit de lucht. Een jaar later, bij het schrijven van dit verslag, kunnen en mogen we de verwachting hebben dat we in of na de zomer van 2021 weer écht aan de slag kunnen. Daar zijn onze klanten, medewerkers, (zaken)partners, het management en de Raad van Commissarissen (‘RvC’) hard aan toe. Het maakt dat we op dit moment duizendmaal liever vooruitkijken dan achterom.

Maar toch … hierbij het verslag van de RvC over het afgelopen jaar.

De ervaringen in 2020

Wie lid van een RvC is bij een bedrijf waar de omzet in het eerste kwartaal 2020 een daling naar vrijwel nul inzet, zou een jaar later gemakkelijk een bedrijfsmatige ‘intensive care’-ervaring kunnen hebben doorleefd. Dat is wat de RvC van Jaarbeurs betreft niet het geval. Dit is in hoofdzaak aan vijf zaken te danken:

  1. Jaarbeurs ging deze moeilijke periode in na een aantal jaren waarin de organisatie met relevante stappen vooruit was gegaan en er ‘vet op de botten’ was gecreëerd;

  2. De overheid stelde significante financiële steun beschikbaar aan bedrijven zoals Jaarbeurs waar de omzet zwaar terugviel;

  3. Management en RvC konden zich door die eerste twee gunstige factoren ook blijven richten op het verder bouwen aan een gezonde (middel) lange termijn toekomst van het bedrijf; het zo goed mogelijk manoeuvreren op de korte termijn was een relevant en doorlopend punt op de agenda, echter zonder onevenredig veel aandacht op te eisen;

  4. Medewerkers bleven met volle inzet en positieve instelling aan de slag om samen met klanten events te plannen en (veelal meerdere malen) te verplaatsen – ook toen de bemensing onvermijdelijk ingekrompen moest worden;

  5. De activiteiten van Jaarbeurs in China gingen als eerste dicht maar de economische bedrijvigheid herstelde zich in China snel en ons lokale team onder leiding van de lokale managing director David Zhong, speelde daar buitengewoon krachtig op in, waardoor er in 2020 vanuit China een positieve winstbijdrage en cash-uitkering aan de holding in Nederland werd geleverd.

De financiële ontwikkeling bij Jaarbeurs was ongunstig in absolute zin: een nettoverlies van 12 miljoen euro. Gegeven de omstandigheden, hierboven genoemd, beoordeelt de RvC dit als relatief gunstig.   

De Directie hield de RvC maandelijks op de hoogte van de ontwikkeling van de cash en de projecties van de cash voor de komende kwartalen, uitgewerkt in diverse scenario’s. Naarmate de maanden vorderden, werd steeds duidelijker dat een wezenlijk gebruik van onze hallen in Nederland niet meer in 2020 of begin 2021 verwacht mocht worden. Een reductie van het aantal arbeidsplaatsen in Nederland werd onvermijdelijk – waarbij een nadrukkelijke inspanning werd gedaan om dit met omscholing en herplaatsing te onderbouwen, binnen een sociaal plan dat door de betrokkenen als fatsoenlijk werd ervaren.   

"We blijven ons richten op het verder bouwen aan een gezonde toekomst op de (middel)lange termijn van het bedrijf"

Inhoudelijke zaken gericht op de (middel)lange termijn kwamen uitgebreid aan bod in de vier reguliere RvC vergaderingen: de vernieuwingen in de marketing (april), de verduurzaming van de bedrijfsvoering (juni), het nieuwe proces van innovatie (september) en de ontwikkeling van de Dutch Health Hub bij Jaarbeurs (december).

Op iedere RvC-vergadering werd de ontwikkeling van de nieuwe Jaarbeurs besproken. Nu het ‘vet op de botten’ (deels) aangewend moest worden om de zware periode door te komen, is deze cash niet meer beschikbaar voor de financiering van de nieuwbouwplannen. De Directie en RvC bespraken daarom in welke mate de plannen aangepast kunnen en moeten worden om toch door te kunnen zetten en het momentum niet te verliezen. We moeten nog afwachten wanneer Jaarbeurs in Nederland (en daarbuiten, met uitzondering van China) weer als vanouds actief kan zijn, maar op dit moment zijn we ervan overtuigd dat met beperkte aanpassingen het vizier gericht kan en moet blijven op de start van de bouw in 2024.

Naast de vier reguliere RvC-vergaderingen werden meerdere korte online sessies met de Directie gehouden over de ontwikkeling van de financiën, en de cash in het bijzonder, uitgaande van verschillende scenario’s voor (gedeeltelijke) heropening. Na enkele sessies was helder dat de financiële situatie robuust was, waardoor het delen van de informatie over relevante ontwikkelingen met de RvC voldoende was en geen extra plenaire meetings meer nodig waren.  

Het Audit & Risk Committee ('ARC') kwam driemaal bijeen, steeds 1 à 2 weken voorafgaand aan de reguliere vergaderingen van de Raad (behalve in juni). Naast de (voor)bespreking van de cijfers is er in de bijeenkomsten van de ARC aandacht besteed aan onderwerpen als het (hernieuwde) Treasury statuut, cybersecurity, de voortgang van de implementatie van de nieuwe IT infrastructuur, de investeringen (realisatie, budget & besparingsmogelijkheden), risico management, en -uiteraard- de financiële gevolgen van zowel de sluiting door covid-19 als het financieren van de investeringen voor De Nieuwe Jaarbeurs.

De Bouwcommissie kwam eenmaal bijeen met de Directie en vertegenwoordigers van de diverse adviseurs inzake De Nieuwe Jaarbeurs. Verder werd gekozen voor behandeling van de informatie in de voltallige RvC.

Zonder wijzigingen in de RvC of statutaire Directie was er voor de Selectie & Remuneratiecommissie weinig aanleiding voor bijzondere activiteit. Onder zware omstandigheden leert men de kwaliteiten van de bemensing van een organisatie beter kennen. De RvC heeft door die kennis aan het einde van 2020 met extra genoegen en overtuiging haar waardering uitgesproken aan de CEO Albert Arp voor de wijze waarop hij Jaarbeurs leidt – en kijkt met respect naar de wijze waarop medewerkers en management zich in deze periode staande houden en zich met verve blijven inzetten voor Jaarbeurs.

De Directie heeft het jaarverslag, inclusief de jaarrekening over 2020, opgesteld. Deze is voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring van Deloitte. De Raad van Commissarissen:

  • heeft het jaarverslag 2020 met de Directie en de externe accountant Deloitte besproken;

  • kan zich verenigen met het voorstel van de Directie om het verlies ten laste te brengen van het eigen vermogen; en

  • heeft het jaarverslag 2020 in haar rol als bestuur van de Stichting Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs goedgekeurd en vastgesteld.

De blik vooruit

Het ziet er naar uit dat de internationale activiteiten in China dit jaar weer het hele jaar volledig kunnen worden uitgevoerd. In de andere landen lijken de mogelijkheden in ieder geval in de eerste helft van 2021 nog nihil of buitengewoon beperkt. Zo moeten we naar alle waarschijnlijkheid, ondanks de bijzondere inspanningen van onze managing director VIV Heiko Stutzinger en zijn team, de grote beurs VIV in Thailand in 2021 annuleren. Heropening van Jaarbeurs in Utrecht verwachten we op enig moment in de tweede helft van het jaar. Zelfs als dit dan nog niet het geval zou kunnen zijn, komt de toekomst van Jaarbeurs geenszins in gevaar.

Ondertussen stellen we de hallen in Utrecht ter beschikking voor een test-straat, een vaccinatie-straat en onderwijs, en worden de initiatieven op het gebied van digitalisering, verduurzaming, marketing en innovatie doorgezet. Aan de plannen voor De Nieuwe Jaarbeurs wordt onverminderd doorgewerkt.

De COVID-19 -crisis zal zonder meer structurele veranderingen in de maatschappij bespoedigen en wellicht ook zelfs veroorzaken. De wens om ‘live’ bijeen te komen lijkt daarbij gelukkig eerder toegenomen dan afgenomen, in ieder geval voor nationale evenementen.

De RvC blijft dan ook met optimisme en vertrouwen naar de toekomst van Jaarbeurs kijken, en dankt alle klanten, de gemeente Utrecht, de samenwerkingspartners, de medewerkers en de Directie voor de inzet en support voor en aan Jaarbeurs.

De Raad van Commissarissen van Jaarbeurs
7 april 2021